Obieg dokumentów księgowych w każdej firmie jest dość długi. Faktury zakupowe bardzo często wędrują od jednego działu do drugiego; przechodzą przy tym przez ręce wielu pracowników. Proce ten wymaga wielkiego nakładu pracy. Do tego trwa bardzo długo, łatwo jest też o popełnienie błędów czy zagubienie jakiejś faktury. Proces dekretacji i akceptacji faktur zakupowych można jednak skrócić, eliminując przy tym część czynności. Taką możliwość daje elektroniczny obieg faktur.
Elektroniczny obieg faktur: na czym polega to rozwiązanie?
Elektroniczny obieg faktur szczególnie sprawdza się w tych firmach, w których dokumentów tych jest bardzo dużo. W trakcie obsługiwania papierowej faktury ryzyko, że zostanie ona zagubiona, że nie zostaną dotrzymane terminy jest o wiele większe niż w przypadku, gdy w firmie prowadzony jest elektroniczny obieg faktur. W przypadku tego rozwiązania sytuacja, że faktura nie zostanie zarejestrowana jest praktycznie wykluczone.
Elektroniczny obieg faktur: oszczędność czasu
Papierowa faktura kosztowa musi zostać ręcznie opisana. W przypadku elektronicznego obiegu faktur wystarczy tylko, gdy faktura zostanie zeskanowana. Zadanie to może wykonać pracownik sekretariatu. Następnie zeskanowane faktury są wprowadzane do systemu komputerowego. W przypadku elektronicznego obiegu faktur żadna z nich nie może zaginąć. Z pewnością jest to jedna z zalet tego rozwiązania. Do tego elektroniczny obieg faktur znacznie upraszcza proces ich akceptacji. Dodatkowym plusem jest to, że system umożliwia elektroniczny obieg nie tylko faktur, ale także umów.