Coraz więcej organizacji wytwarza dokumenty w postaci cyfrowej. Aby dana organizacja mogła sprawnie funkcjonować, niezbędny jest prawidłowy obieg dokumentacji. W przypadku dokumentów mających postać cyfrową zarządzanie dokumentacją odbywa się w zautomatyzowany sposób.
Jakie są korzyści dla firm?
Elektroniczny obieg dokumentów odbywa się już od dłuższego czasu. Elektroniczny obieg dokumentów szczególnego znaczenia nabrał w ciągu ostatnich 12 miesięcy, gdy wiele firm przeszło na pracę zdalną. Elektroniczny obieg dokumentów ma mnóstwo zalet. Przede wszystkim zautomatyzowany obieg dokumentów jest mniej praco- i czasochłonny niż obieg dokumentów, które mają papierową postać.
Do tego elektroniczny obieg dokumentów nie wymaga zbyt wiele miejsca do gromadzenia archiwalnych czy bieżących dokumentów. Wszystkie są przechowywane na nośnikach cyfrowych. Organizacje, które zdecydują się na cyfrowy obieg dokumentów wiele zyskują. Jedną z korzyści, które przynosi cyfrowy obieg dokumentów jest zmniejszenie kosztów operacyjnych. Dodatkowy plus to zwiększenie efektywności.
Czy jest to bezpieczne?
Zautomatyzowany obieg dokumentów odbywa się z wykorzystaniem specjalnych programów komputerowych. Zostały one napisane w taki sposób, aby digitalizacja dokumentów odbywała się w sposób zapewniający bezpieczeństwo. Digitalizacja dokumentów to proces obejmujących rejestrowanie dokumentów, ich porządkowanie, a następnie klasyfikowanie. Ostatnim etapem, który obejmuje digitalizacja dokumentów jest ich archiwizowanie.